Bijstellingen

IPO bijdrage programmabegroting
Met ingang van 2018 is de IPO begroting veranderd, zowel qua inhoud als financieel. De programmabegroting bestaat nu uit een zevental kerntaken met de daarbij behorende 3 W-vragen, Doel, KPI en middelen, waarmee het aansluit bij de provinciale systematiek. De begroting geeft nu een integraal overzicht waarbij per jaar per kerntaak inzicht is gegeven in de structurele- en incidentele middelen. Voor het onderdeel IPO secretariaat en bedrijfsvoering zijn een aantal posten structureel opgenomen cq. verhoogd, waaronder uitbreiding formatie met 1,8 fte, gevolgen fuwaprov, nieuwe CAO, opnemen ziekteverzuim etc. Dit leidt tot een hogere structurele bijdrage van € 124.000. Daarnaast zijn er extra incidentele middelen nodig om de gevolgen van de andere werkwijze van de organisatie op te kunnen vangen. Voor 2018 is dit € 97.000 en voor 2019 € 70.000.
Een deel van het gevraagde bedrag kan binnen programma 7 opgevangen worden door hogere BTW- inkomsten door de verleggingsregeling van het IPO. Voor 2018 is dit € 43.000 hoger en structureel € 30.000. Per saldo is voor 2018 € 178.000 nodig; het effect voor 2019 en verder is opgenomen in dit hoofdstuk.

Versterken strategisch vermogen UtrechtLab
In 2017 hebben GS opdracht gegeven om meer in te zetten op het vergroten van het strategisch vermogen van de organisatie. Daarop zijn 3 interventies voorgesteld: 3x per jaar overleg tussen CMT en GS, gerichte kwaliteitsimpulsen van buiten naar binnen halen en de oprichting van het UtrechtLab.
Doel van het UtrechtLab is door middel van werkbijeenkomsten in het lab het bewerkstelligen in de organisatie van betere verbindingen met externe partners, het bevorderen van organisatieleren, beleidsinnovatie en betere oplossingen voor maatschappelijke opgaven. Om dit op te pakken is een jaarlijks werkbudget van € 120.000 nodig. De jaarschijf 2018 is hier opgenomen, de jaren daarna zijn opgenomen in dit hoofdstuk.

Accountantskosten
De basisvergoeding voor de controle op de jaarrekening door de accountant is door de aangescherpte regelgeving omhoog gegaan. Hierdoor is het huidige budget niet meer toereikend en dient het structureel verhoogd te worden met € 100.000. De jaarschijf 2018 is hier opgenomen, de jaren daarna zijn opgenomen in dit hoofdstuk.

Verkiezingen provinciale staten
Ter ondersteuning van de campagnes van de politieke partijen worden er voorafgaand aan het verkiezingsjaar en in het verkiezingsjaar tal van extra activiteiten georganiseerd. Het gaat dan om extra media-aandacht, de sociale media, debatten en de verkiezingsavond als sluitstuk. Voor de communicatiemiddelen en de benodigde capaciteit is extra budget nodig in 2018 en 2019 van € 75.000.

Procedure nieuwe CvdK
In 2018 start de werving van de nieuwe CvdK. Hiervoor is een extra budget van € 50.000 nodig onder andere voor training van de vertrouwenscommissie, publiciteit en huur van een externe locatie.

Vervolgonderzoek Integriteit
Naar aanleiding van het onderzoek dat is ingesteld na een Integriteitsmelding in het kader van de Klokkenluidersregeling zal er een vervolgonderzoek plaatsvinden. De incidentele kosten hiervan worden geraamd op € 125.000.

Onderzoeken Randstedelijke Rekenkamer
PS hebben besloten de onderzoeken naar de dossiers Dolderseweg en Uithoflijn zelf te (laten) uitvoeren. De Randstedelijke Rekenkamer gaat dit voor ons doen binnen de vaste jaarlijkse bijdrage. Echter een onderdeel van het onderzoek wordt door de Rekenkamer uitbesteed en de kosten hiervan ad € 150.000 neemt de provincie op zich.

Loonstijging 2018 GS
Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2018 zijn de werkgeverslasten in 2018 gestegen voor de GS leden. De stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door gestegen pensioenpremie en aanpassing van de sociale lasten. Voorgesteld wordt om € 33.000 structureel ten laste te brengen van het saldo begroting.

Voorbereiding Regiodeals
Momenteel wordt de totstandkoming van verschillende regiodeals onderzocht, waarin diverse opgaven uit het IBP worden gekoppeld. Twee regiodeals worden concreet voorbereid, namelijk Regiodeal FoodValley (i.s.m. provincie Gelderland en Regio FoodValley) en Regiodeal Groene Hart/vertraging bodemdaling (i.s.m. provincie Zuid-Holland, gemeenten Alphen a/d Rijn, Gouda en Woerden). Daarnaast worden verschillende potentiële regiodeals verkend. De komende maanden zal in afstemming met het Rijk en onze regionale partners focus worden aangebracht in de inzet vanuit Regio Utrecht om de kansrijkheid van deze potentiële regiodeals te vergroten. Voorgesteld wordt om voor de voorbereiding € 300.000 beschikbaar te stellen.

Aanpak ondermijnende criminaliteit en ondersteuning kabinetszaken
Om de aansluiting bij actuele landelijke ontwikkelingen te behouden is het belangrijk dat de aanpak
van georganiseerde ondermijnende criminaliteit, een taak die tot de portefeuille van de cvdK behoort,
structureel wordt vormgegeven zoals dit ook bij andere provincies het geval is. Voorgesteld wordt om de formatie met 1 fte structureel uit te breiden. Het betreft een strategische adviesfunctie. De medewerker zal zich gaan bezighouden met het beleidsmatig adviseren en ondersteunen van de cvdK op het gebied van de aanpak van georganiseerde ondermijnende criminaliteit. Dit zowel extern (rijkstaak cvdK) als intern (vergoten
weerbaarheid organisatie).
Voorgesteld wordt de Bibob-functie met 0,5 fte uit te breiden. Het Bibobbeleid is tot nu toe met de huidige beperkte formatie noodgedwongen onderbelicht gebleven en het beleid zal moeten worden uitgebreid naar onder meer subsidies en aanbestedingen. Verder is het noodzaak het netwerk met gemeentelijke Bibob-coördinatoren te verstevigen.
Daarnaast wordt voorgesteld de formatie met 0,5 fte uit te breiden met werkzaamheden betrekking hebbende op het landelijke risicokaartbeleid, Openbare Orde en Veiligheid en kabinetswerkzaamheden algemeen. Op deze gebieden zijn het afgelopen half jaar geen werkzaamheden uitgevoerd, vanwege uitbreiding van het takenpakket met de secretarisfunctie van de vergadering van kabinetschefs.
Voorgesteld wordt om voor 2018 € 111.000 ( 2 fte vanaf 01-07-2018) beschikbaar te stellen voor deze uitbreidingen ten laste van de algemene middelen.

Kwaliteitsimpuls in publieke ondernemers en bedrijfsvoering
De kwaliteitsimpuls valt uiteen in twee onderdelen. In het collegeprogramma heeft de provincie in het fysieke domein een belangrijke regisserende en verbindende rol. Op een aantal terreinen maken we dat ook waar. Voorbeelden: Hollandse Waterlinie, Omgevingswet, Ruimtelijk economische strategie, Innovatieprogramma Fysieke Leefomgeving, Binnenstedelijke vernieuwing e.d.. Maar er is breder en vaker behoefte aan stevige ‘publiek ondernemers’ die vanuit een integrale gebieds- en krachtenveldanalyse inhoudelijke opgaven analytisch weten samen te brengen, partijen weten te binden en zo kansen in het publieke domein weten te benutten. We willen deze groep gericht versterken met 13 fte ( 8fte structureel, 5 fte tijdelijk). Deze mensen worden in een centrale flexpool onder gebracht en het eerste jaar in principe gekoppeld aan opgaven in de Agenda van GS.

Daarnaast willen we aantal kwetsbare plekken bedrijfsvoering opvullen met 12 fte, na de laatste reorganisatie is de capaciteit daar te gering geworden. Er is een aantal kritische processen (risicodossiers) binnen bedrijfsvoering die om versterking vragen. Zo dient de P&O-functie minimaal versterkt te worden met een hoofd P&O die naast zijn P&O concern verantwoordelijkheid, op procesniveau de functionele aansturing richting het middenmanagement verzorgt voor de invulling van de personele zorg en ontwikkeling van medewerkers.
Uit de risicodossiers blijkt dat het versneld invoeren van de strategische personeelsplanning noodzakelijk is. Hiermee willen we de huidige en toekomstige kwaliteit en kwantiteit van personele capaciteit voor zijn taak gesteld is voor het realiseren maatschappelijke opgaven. Bij ICT gaat het o.a. over de verbetering van de sturing en beheersing van het SAP Systeem. De externe accountant heeft bij en vanaf de implementatie van het SAP systeem kritische opmerkingen gemaakt over de beheersing van het SAP systeem. De capaciteit wordt o.a. ingezet om de systeem settings en systeem controls te beheersen. Doel is dat de accountant op termijn kan steunen op kwaliteit van de data uit SAP en de aanvullende maatregelen die de provincie heeft getroffen.
Financiën heeft de komende periode de opgaven om invulling te geven aan het horizontaal toezicht, de provincie heeft in 2012 een convenant gesloten met de Belastingdienst. Provinciale vraagstukken om gebied van mobiliteit (Rijnbrug) en fysieke leefomgeving (gebiedsontwikkeling) hebben vaak een complexe fiscale uitwerking. Om te voorkomen dat we achteraf de vraagstukken uitwerken willen we vooraf met de belastingdienst helderheid hebben over de fiscale werking. Bij de fiscale functie is echt sprake van een inhaalslag. Daarnaast zal er capaciteit worden ingezet voor de Interne Controle en Administratieve organisatie. Ook hiermee wordt invulling gegeven aan eerdere opmerkingen van de accountant.
De provincie is eigenaar van vastgoed, waaronder het provinciehuis. Het provinciehuis wordt voor ongeveer de helft verhuurd aan verschillende partijen. De grootste opbrengst en dus afhankelijk (risico) wordt verkregen uit de verhuur aan ABN AMRO (4 verdiepingen). Op korte termijn zal een strategische visie op het vastgoed door facilitair moeten worden opgesteld inclusief een meerjarig plan m.b.t. de verhuur.
De afgelopen periode is de provincie geconfronteerd met enkele materiële onrechtmatige aanbestedingen. Daarnaast is de omvang en complexiteit van de inkoop en/of subsidies de afgelopen substantieel toegenomen door met name de Uithoflijn en overige OV projecten. Om invulling te kunnen geven aan de vraag uit het primaire proces is het noodzakelijk dat deze functie kwalitatief en kwantitatief wordt versterkt.
Met deze structurele formatie is het domein bedrijfsvoering in staat om op de kritische processen voldoende ondersteuning aan het primaire proces te kunnen bieden.

Voor de kwaliteitsimpuls is in 2018 een bedrag van € 1.479.000 benodigd, deze kan gedekt worden uit de algemene middelen.

Correctie 2017, vrijval Staat van Utrecht
Voor de Staat van Utrecht is in 2017 meer uitgegeven dan volgens het kasritme dit jaar mogelijk was. Dit komt
omdat er in 2017 is geïnvesteerd in het opzetten en maken van de monitor/databank, de website en de
huisstijl van de Staat van Utrecht. Dit zijn investeringskosten. De monitor/databank, de website en de huisstijl
zijn er nu. De kosten vallen daarom bij de volgende productieronde (2018/2019) lager uit. Voorgesteld
wordt om de overschrijding in 2017 ad € 48.000 in mindering te brengen op het beschikbare budget in 2018.

Uitvoering financieel toezicht
In 2015 zou het financieel toezicht op de gemeenschappelijke regelingen door de provincie Utrecht bij wet worden afgeschaft. Vooruitlopend op deze ontwikkeling is in het O&F plan besloten de formatie m.b.t. financieel toezicht terug te brengen van 5 naar 4,5 fte. Echter, het financieel toezicht op de gemeenschappelijke regelingen is niet afgeschaft. Er zijn momenteel ook geen tekenen die wijzen op alsnog afschaffing van dit financieel toezicht op de gemeenschappelijke regelingen. Naast het feit dat de toezichtstaak op de gemeenschappelijke regelingen nog steeds bij de provincie berust en binnen de afgekalfde formatie moet worden uitgevoerd, spelen nog een aantal andere factoren een rol. Zo zijn de werkzaamheden rond de gemeenschappelijke regelingen alleen maar toegenomen. Daarnaast werken gemeenten meer dan voorheen samen in de GR's, dus meer onder toezicht staande regelingen. De zwaarte van de samenwerking brengt meer dan voorheen risico's en financiële belangen (ook voor de gemeenten) met zich mee. In het bijzonder de nieuwe regelingen waarin gemeenten samenwerken op het terrein van de decentralisaties Sociaal Domein. Tot slot zijn de GR's mede gestoeld op samenvoeging van ambtelijke organisaties weerbarstiger dan gedacht en vragen speciale aandacht (BEL, UW samenwerking, samenwerking Oudewater en Woerden en de komende samenwerking Houten en Wijk bij Duurstede). Om adequaat financieel toezicht te kunnen uitoefenen, mede ter versterking van het horizontaal toezicht vanuit de gemeenten, is het nodig de formatie minimaal op het vorige niveau terug te brengen, namelijk 5 fte. Dit betekent een uitbreiding van 0,5 fte ad € 53.000 structureel (voor 2018 €27.000) Hierbij geldt dat zodra het financieel toezicht op de gemeenschappelijke regelingen door de provincie Utrecht alsnog bij wet wordt afgeschaft, de formatie wederom terug te brengen naar 4,5 fte.

Regionale samenwerkingskracht en herindeling Vijfheerenlanden.
In de kadernota 2017 is er voor deze twee onderwerpen voor 2017 € 201.000 beschikbaar gesteld, echter door vertraging in de besluitvorming is er in 2017 slechts € 14.000 besteed. Van de verkenningen die in 2017 zijn gestart naar regionale samenwerking, zal het zwaartepunt in de uitvoering in 2018 liggen, mede door recente ontwikkelingen in de samenwerking tussen IJsselstein en Montfoort, de Lopikerwaard in den brede en rond Eemnes in de regio. Zowel bij visievorming als samenwerking zal de provincie een intensievere rol gaan pakken in die regio’s. De niet bestede middelen zijn onderdeel van het jaarrekening resultaat 2017. Het jaarrekeningresultaat wordt zoals gebruikelijk gestort in de Saldireserve. Vooruitlopend op de besluitvorming over de jaarrekening wordt nu voorgesteld de benodigde € 187.000 te onttrekken uit de Saldireserve.