Informatieveiligheid en dataprotectie
Informatiebeveiliging en privacy zijn organisatiebrede aangelegenheden die ook vragen om een structurele organisatiebrede aanpak. De provincie Utrecht is een programma gestart om informatiebeveiliging en privacy te verbeteren en te voldoen aan betreffende wet- en regelgeving. Het programma Informatiebeveiliging en Privacy bestaat uit verschillende onderdelen.

Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG stelt op een aantal punten andere en hogere eisen aan de verwerking van persoonsgegevens dan de Wet bescherming persoonsgegevens die tot 25 mei 2018 van kracht was. De AVG kent ook hogere boetes (tot € 20 mln.) voor niet-naleving. Eerder heeft de implementatie van de AVG binnen de provincie Utrecht vertraging opgelopen, maar wordt thans met voorrang opgepakt binnen het programma informatiebeveiliging en privacy.

De informatiebeveiliging van de provincie Utrecht dient te worden verbeterd. Onvoldoende aandacht voor informatiebeveiliging kan onder meer leiden tot datalekken en security-incidenten. Het programma Informatiebeveiliging en privacy richt zich op het structureel verbeteren van de informatieveiligheid. Daarbij heeft de provincie Utrecht, samen met de andere provincies, de ambitie om te gaan voldoen aan de Interprovinciale Baseline Informatiebeveiliging (IBI). De IBI is gebaseerd op de beveiligingsstandaard 27001 en geeft aan hoe deze toegepast kan worden in de organisatie. Vóór 2022 zal het ISO27001 certificaat behaald worden om dit aantoonbaar te maken. Het programma stelt een masterplan op waarin is voorzien in deze certificering.  

Daarnaast richt het programma zich ook op de korte termijn op het verbeteren van informatiebeveiliging.  Daartoe behoort ook een snelle en adequate opvolging en afhandeling van datalekken en/of beveiligingsincidenten wanneer deze zich voordoen.

Het programma informatiebeveiliging en privacy wordt uitgevoerd in 2018. Voor de uitvoering van het programma worden kosten gemaakt voor inhuur (o.a. projectleider, functionaris gegevensbescherming en Privacy officer), communicatiemiddelen, ontwikkelen van een training en een security-analyse. De resultaten van het programma worden eind 2018 overgedragen aan de lijnorganisatie.

Voor het programma IBP is in 2018 € 1.036.000 nodig.

Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA)
De Wnra heeft als doel ambtenaren zoveel mogelijk dezelfde rechtspositie te geven als werknemers in het bedrijfsleven. Per 1 januari 2020 geldt voor ambtenaren, ook die van de provincie Utrecht, het private arbeidsrecht uit het Burgerlijk Wetboek.
De Wnra is voor de organisatie én voor de ambtenaren een juridische- en een cultuurverandering met veel haken en ogen. Doordat veel wetgeving op rijksniveau nog moet worden aangepast, zijn er nog veel onduidelijkheden. Als goed werkgever wil de provincie ervoor zorgen dat haar ambtenaren goed geïnformeerd zijn, zodat zij de wijzigingen kunnen begrijpen en bewust de overstap van aanstelling naar arbeidsovereenkomst maken. Voor de uitvoering van dit project is een budget voor 2018 nodig van € 100.000, onder andere voor scholing, inhuur arbeidsjuridische capaciteit, achtervang administratie en communicatie. Binnen de bestaande budgetten van Domein Bedrijfsvoering is geen ruimte om deze kosten voor WNRA op te vangen. Extra budget voor 2019 en verder is opgenomen in dit hoofdstuk.

Vervangingsinvesteringen MIP/MOP Bedrijfsvoering
Tot op heden is de vervanging van de bedrijfsvoeringsapplicaties niet opgenomen in de raming van de vervangingsinvesteringen. De aanschaf van de systemen is destijds voor een groot deel gedekt vanuit incidentele middelen. Vanuit de principes van het BBV en de Nota investeren (PS 6 november 2017), worden deze vervangingsinvesteringen voortaan opgenomen op de balans en over de verwachte levensduur afgeschreven. Dit betekent dat de verwachte vervanging en de hiermee samenhangende afschrijvingslasten onderdeel moeten worden van de (meerjaren)begroting van de ICT reserve.
Voor 2018 is € 1.464.000 nodig, de extra middelen voor 2019 en verder zijn opgenomen in dit hoofdstuk.

Het meerjareninvesteringsplan (MIP) en meerjarenonderhoudsplan (MOP) voor Archimedeslaan is geactualiseerd voor de komende 20 jaar en de financiële gevolgen van het MIP zullen worden verwerkt. Op basis van het bijgestelde en geactualiseerde MOP, waarin is uitgegaan van de huidige kaders, vindt een verschuiving plaats van investeren naar variabel (voorheen: ‘ groot’) onderhoud. Omdat het variabele onderhoud van gebouwen ten laste komt van de voorziening, wordt er een groter beslag gelegd op de voorziening variabel onderhoud. Hiertegenover staat dat de afschrijvingslasten dalen en er een lagere belasting is van de reserve Huisvesting.
Dit heeft als gevolg dat er een extra (eenmalige) dotatie aan deze voorziening noodzakelijk is van € 4 mln. Deze extra dotatie komt ten laste van de reserve Huisvesting. Maar ook op de langere termijn ontstaat er een tekort in de voorziening van het Huis voor de Provincie. Het voorstel is om de structurele storting in de voorziening variabel onderhoud te verhogen naar € 0,5 mln. Dekking vind plaats binnen het bestaande huisvestingsbudget. Door deze actualisatie wordt nu per saldo € 4,076 mln. uit de reserve Huisvesting onttrokken.

Doorontwikkeling Digitale dienstverlening
Op grond van wettelijke verplichtingen (AVG, Archiefwet , AWB, Omgevingswet), het nieuwe interbestuurlijk programma (IBP) en de opgaven energietransitie en smart mobility, moeten wij investeren in de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening. De benodigde investeringen zijn onderverdeeld in 5 sporen:
Spoor 1 : In control komen van informatie en gegevens door een stelsel van vastgelegd eigenaarschap van en applicaties van de organisatie in een beheerde omgeving;
Spoor 2: Invoeren digitaal (zaakgericht) samenwerken en digitale dossiervorming, inclusief de uiteindelijke borging van die dossiers in een eDepot;
Spoor 3: Definities en zoeksleutels eenduidig vastleggen in een digitaal gegevensboek met als doel het beter vindbaar maken van dossiers en het leveren van management informatie;
Spoor 4: Digitale dienstverlening-, visualisaties en participatie mogelijk maken die gebiedsgericht werken bevorderen;
Spoor 5: Een demonstratie- en kenniscentrum inrichten dat digitale experimenten en pilots faciliteert om als organisatie versneld om te leren gaan met kansen van nieuwe technologieën.

Gezien de omvang van de diverse trajecten op het gebied van ICT wordt voorgesteld om vanaf 2018 de structurele storting van de reserve ICT te verhogen met € 1.176.000. De storting voor 2019 en verder is opgenomen in dit hoofdstuk.

Beheersmaatregelen Paushuize
Als gevolg van werkzaamheden van de gemeente Utrecht aan de Kromme Nieuwegracht is verzakking en instortingsgevaar ontstaan bij de tuinmuur en de poortwoningen behorende bij Paushuize, dat eigendom is van de Provincie. Ook bij het aangrenzende Koetshuis, eigendom van de Universiteit Utrecht, is verzakking en instortingsgevaar geconstateerd.

In samenwerking met de Universiteit Utrecht is onderzocht wat de noodzakelijke beheersmaatregelen zijn. Dit betreft het aanbrengen van een verzwaarde stutconstructie. De kosten hiervoor worden verhaald op de gemeente, maar zullen in eerste instantie deels door de provincie gedekt moeten worden. Het aandeel van de provincie in de geraamde kosten bedraagt € 270.000,-. Voorgesteld wordt deze kosten te dekken uit de stelpost onvoorzien. De eventuele vordering zal te zijner tijd ten gunste van de algemene middelen komen. De gemeente is inmiddels aansprakelijk gesteld voor de geleden schade.

Professionaliseren en ondersteuning bij fiscale vraagstukken
De provincie heeft met de Belastingdienst een Horizontaal Toezicht relatie. Deze relatie is gebaseerd op transparantie, begrip en wederzijds vertrouwen. Daarbij is het uitgangspunt dat er voldoende aandacht is voor de fiscale beheersing binnen de onderneming. In het beleidsplan 2017 zijn maatregelen opgenomen om deze fiscale beheersing in de provinciale organisatie te borgen. Dit geldt in het bijzonder voor de nieuwe VPB wetgeving.
Met ingang van 1 januari 2016 heeft de provincie te maken met de VPB voor overheidsbedrijven. Niet alleen overheidsbedrijven, ook de Belastingdienst heeft moeite om de fiscale positie van overheidsactiviteiten te beoordelen. Dit heeft alles te maken met het lastig interpreteren van de VPB-wetgeving, in een overheids-’markt’ (die per definitie niet ingericht is op winst en verlies). Dossieropbouw, afstemming en overleg kosten hierdoor tijd, middelen en mankracht. Tot nu toe hebben we diverse activiteiten afgestemd met de Belastingdienst met een bevredigend resultaat, maar dit geldt niet voor alle provinciale activiteiten. Voor een toekomstbestendige dossier opbouw, verdere afstemming met de Belastingdienst voor wat betreft de gebiedsontwikkeling en inrichting van de administratieve processen is een structureel budget voor de inhuur van expertise van € 100.000 noodzakelijk. De extra middelen voor 2019 en verder zijn opgenomen in dit hoofdstuk.

Aanpassen juridische processen
Diverse juridische regels, zoals staatssteun, WOB  en AWB, verplichten ons om een aantal van onze juridische processen aan te passen. Daarvoor is externe ondersteuning nodig tot een bedrag van € 140.000 in 2018. Daarna voldoen de processen aan de nieuwe wettelijke regels en eisen.

Traineeprogramma

De provincie Utrecht staat voor een inhaalslag om jonge medewerkers binnen te halen. Slechts 4% van jongere medewerkers is onder de 30 jaar! Het aantrekken en behouden van meer  jongeren is van strategisch belang voor de provincie omwille van de continuïteit, kwaliteit, flexibiliteit en innovatievermogen van de organisatie. Zonder jonge medewerkers missen we een belangrijke en noodzakelijke aansluiting met de samenleving.​ De trainees worden gekoppeld aan de prioritaire dossiers en de nieuwe publieke ondernemers.  Het  doel is om jaarlijks hoogwaardige trainees aan te trekken. Gelet op het grote aantal trainees zijn daarvoor extra middelen noodzakelijk. Het is de bedoeling dat de trainees na het tweejarige traineeprogramma, bij goed functioneren, worden opgenomen in de vaste formatie.​

Voor 2018 wordt een bedrag van € 329.000 aangevraagd. De extra middelen voor 2019 en verder zijn opgenomen in dit hoofdstuk.

Loonstijging 2018
Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2018 zijn de werkgeverslasten in 2018 gestegen voor de ambtenaren. De stijging € 502.000 wordt voornamelijk veroorzaakt door gestegen pensioenpremie en aanpassing van de sociale lasten. Voor een bedrag van € 433.000 kan dit gedekt worden uit de Stelpost loon- en prijscompensatie. Voorgesteld wordt om de resterende  € 69.000 structureel ten laste te brengen van het saldo begroting.