Nieuwe ontwikkelingen

Loonstijging 2018
Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2018 zijn de werkgeverslasten in 2018 gestegen voor de ambtenaren. De stijging ad € 502.000 wordt voornamelijk veroorzaakt door gestegen pensioenpremie en aanpassing van de sociale lasten. Voor een bedrag van € 433.000 kan dit gedekt worden uit de Stelpost loon- en prijscompensatie. Voorgesteld wordt om de resterende  € 69.000 structureel ten laste te brengen van het saldo begroting.

Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA)
De Wnra heeft als doel ambtenaren zoveel mogelijk dezelfde rechtspositie te geven als werknemers in het bedrijfsleven. Per 1 januari 2020 geldt voor ambtenaren, ook die van de provincie Utrecht, het private arbeidsrecht uit het Burgerlijk Wetboek.
De Wnra is voor de organisatie én voor de ambtenaren een juridische- en een cultuurverandering met veel haken en ogen. Doordat veel wetgeving op rijksniveau nog moet worden aangepast, zijn er nog veel onduidelijkheden. Als goed werkgever wil de provincie ervoor zorgen dat haar ambtenaren goed geïnformeerd zijn, zodat zij de wijzigingen kunnen begrijpen en bewust de overstap van aanstelling naar arbeidsovereenkomst maken. Naast het bedrag voor 2018 in de Voorjaarsnota is voor de uitvoering van dit project in 2019 en 2020 resp. € 210.000 en € 50.000 nodig, onder andere voor scholing, inhuur arbeidsjuridische capaciteit, achtervang administratie en communicatie. Binnen de bestaande budgetten van Domein Bedrijfsvoering is geen ruimte om deze kosten voor WNRA op te vangen.

Vervangingsinvesteringen MIP/MOP Bedrijfsvoering
Tot op heden is de vervanging van de bedrijfsvoeringsapplicaties niet opgenomen in de raming van de vervangingsinvesteringen. De aanschaf van de systemen is destijds voor een groot deel gedekt vanuit incidentele middelen. Vanuit de principes van het BBV en de Nota investeren (PS 6 november 2017), worden
deze vervangingsinvesteringen voortaan opgenomen op de balans en over de verwachte levensduur afgeschreven. Dit betekent dat de verwachte vervanging en de hiermee samenhangende afschrijvingslasten onderdeel moeten worden van de (meerjaren)begroting van de ICT reserve. In totaal is hiervoor een structureel bedrag van € 1.464.000 vanaf 2018 nodig.

Het meerjareninvesteringsplan (MIP) en meerjarenonderhoudsplan (MOP) voor Archimedeslaan is geactualiseerd voor de komende 20 jaar en de financiële gevolgen van het MIP zullen worden verwerkt. Op basis van het bijgestelde en geactualiseerde MOP, waarin is uitgegaan van de huidige kaders, vindt een verschuiving plaats van investeren naar variabel (voorheen: ‘ groot’) onderhoud. Omdat het variabele onderhoud van gebouwen ten laste komt van de voorziening, wordt er een groter beslag gelegd op de voorziening variabel onderhoud. Hiertegenover staat dat de afschrijvingslasten dalen en er een lagere belasting is van de reserve Huisvesting. Bij de actualisatie zijn ook de verwachte huuropbrengsten betrokken, door deze actualisatie wordt € 0,193 mln. in 2019, € 3,259 mln. in 2020, € 1,616 mln. in 2021 en € 1.606 in 2022 uit de reserve Huisvesting onttrokken.

Doorontwikkeling Digitale dienstverlening
Op grond van wettelijke verplichtingen (AVG, Archiefwet, AWB, Omgevingswet), het nieuwe interbestuurlijk programma (IBP) en de opgaven energietransitie en Smart Mobility, moeten wij investeren in de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening. De benodigde investeringen zijn onderverdeeld in 5 sporen:
Spoor 1 : In control komen van informatie en gegevens door een stelsel van vastgelegd eigenaarschap van en applicaties van de organisatie in een beheerde omgeving;
Spoor 2: Invoeren digitaal (zaakgericht) samenwerken en digitale dossiervorming, inclusief de uiteindelijke borging van die dossiers in een eDepot;
Spoor 3: Definities en zoeksleutels eenduidig vastleggen in een digitaal gegevensboek met als doel het beter vindbaar maken van dossiers en het leveren van management informatie;
Spoor 4: Digitale dienstverlening-, visualisaties en participatie mogelijk maken die gebiedsgericht werken bevorderen;
Spoor 5: Een demonstratie- en kenniscentrum inrichten dat digitale experimenten en pilots faciliteert om als organisatie versneld om te leren gaan met kansen van nieuwe technologieën.

Gezien de omvang van de diverse trajecten op het gebied van ICT wordt voorgesteld om vanaf 2018 de structurele storting van de reserve ICT te verhogen met € 1.176.000.

Professionaliseren en ondersteuning bij fiscale vraagstukken
De provincie heeft met de Belastingdienst een Horizontaal Toezicht relatie. Deze relatie is gebaseerd op transparantie, begrip en wederzijds vertrouwen. Daarbij is het uitgangspunt dat er voldoende aandacht is voor de fiscale beheersing binnen de onderneming. In het beleidsplan 2017 zijn maatregelen opgenomen om deze fiscale beheersing in de provinciale organisatie te borgen. Dit geldt in het bijzonder voor de nieuwe VPB wetgeving.
Met ingang van 1 januari 2016 heeft de provincie te maken met de VPB voor overheidsbedrijven. Niet alleen overheidsbedrijven, ook de Belastingdienst heeft moeite om de fiscale positie van overheidsactiviteiten te beoordelen. Dit heeft alles te maken met het lastig interpreteren van de VPB-wetgeving, in een overheids-’markt’ (die per definitie niet ingericht is op winst en verlies). Dossieropbouw, afstemming en overleg kosten hierdoor tijd, middelen en mankracht. Tot nu toe hebben we diverse activiteiten afgestemd met de Belastingdienst met een bevredigend resultaat, maar dit geldt niet voor alle provinciale activiteiten. Voor een toekomstbestendige dossier opbouw, verdere afstemming met de Belastingdienst voor wat betreft de gebiedsontwikkeling en inrichting van de administratieve processen is vanaf 2018 een structureel budget voor de inhuur van expertise van € 100.000 noodzakelijk.

Traineeprogramma

De provincie Utrecht staat voor een inhaalslag om jonge medewerkers binnen te halen. Slechts 4% van de medewerkers is onder de 30 jaar! Het aantrekken en behouden van meer  jongeren is van strategisch belang voor de provincie omwille van de continuïteit, kwaliteit, flexibiliteit en innovatievermogen van de organisatie. Zonder jonge medewerkers missen we een belangrijke en noodzakelijke aansluiting met de samenleving.​ De trainees worden gekoppeld aan de prioritaire dossiers en de nieuwe publieke ondernemers.  Het  doel is om jaarlijks hoogwaardige trainees aan te trekken. Gelet op het grote aantal trainees zijn daarvoor extra middelen noodzakelijk. Het is de bedoeling dat de trainees na het tweejarige traineeprogramma, bij goed functioneren, worden opgenomen in de vaste formatie.​

Naast het bedrag van € 329.000 voor 2018 in de Voorjaarsnota is voor de periode 2019 en verder € 1.314.000 per jaar nodig.

Informatieveiligheid en dataprotectie
In 2018 wordt het programma Informatieveiligheid en Dataprotectie uitgevoerd. Het programma Informatieveiligheid en dataprotectie richt zich op het structureel verbeteren van de informatieveiligheid zodat de provincie Utrecht gaat voldoen aan de Interprovinciale Baseline Informatiebeveiliging (gebaseerd op de NEN/ISO 27001) en op de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De provincies hebben zich tot doel gesteld om voor 2022 NEN/ISO 27001 gecertificeerd te zijn.
De resultaten van het programma worden in het vierde kwartaal van 2018 overgedragen aan en ingebed in de organisatie. De provincie Utrecht kent de functies Functionaris Gegevensbescherming (FG) en Chief Information Security Officer (CISO). Deze functies vloeien voort uit de AVG en ISO27001. Voorgesteld wordt om de formatie met 2 fte verhogen voor een bedrag van € 277.000.

Bestuursadviseur
De formatie van bestuursadviseurs is momenteel 3,5 fte. In de praktijk is de invulling 4,0 fte noodzakelijk (één bestuursadviseur per gedeputeerde). Derhalve voorstel uitbreiding formatie met 0,5 fte ad € 53.000.

Nieuwe investeringen

Huisvesting Archimedeslaan
Door de actualisatie van het meerjareninvesteringsplan (MIP) voor Archimedeslaan heeft er een verschuiving plaatsgevonden. De volgende investeringen vinden plaats in 2019 - 2022:
-   Aanpassing toegang van het pand;
-   Vervanging kantoormeubilair;
-   Liften;
-   Vervanging AV middelen Foyer en Statenzaal.

Automatisering algemeen
Door de actualisatie van het meerjareninvesteringsplan (MIP) voor ICT heeft er een verschuiving plaatsgevonden. De volgende investeringen vinden plaats in 2019 - 2022:
-   Vervanging HRM-systeem;
-   Vervanging Document management systeem;
-   Vervanging Website Internet en Extranet;
-   Vervanging Facilitair Management info systeem;
-   Vervanging E-Provincie;
-   Vervanging service management systeem;
-   Vervanging Presto FIN en CONTROL;
-   Vervanging laptops.