Nieuwe ontwikkelingen

IPO bijdrage programmabegroting
Met ingang van 2018 is de IPO begroting veranderd, zowel qua inhoud als financieel. De programmabegroting bestaat nu uit een zevental kerntaken met de daarbij behorende 3 W-vragen, Doel, KPI en middelen, waarmee het meer aansluit bij de provinciale systematiek. De begroting geeft nu een integraal overzicht waarbij per jaar per kerntaak inzicht is gegeven in de structurele- en incidentele middelen. Voor het onderdeel IPO secretariaat en bedrijfsvoering zijn een aantal posten structureel opgenomen cq. verhoogd, waaronder uitbreiding formatie met 1,8 fte, gevolgen functiewaardering provincie, nieuwe CAO, opnemen ziekteverzuim etc. Dit leidt tot een hogere structurele bijdrage van € 124.000. Daarnaast zijn er extra incidentele middelen nodig om de gevolgen van de andere werkwijze van de organisatie op te kunnen vangen. Voor 2018 is dit € 97.000 en voor 2019 € 70.000.
Een deel van het gevraagde bedrag kan binnen programma 7 opgevangen worden door hogere BTW- inkomsten door de verleggingsregeling van het IPO. Voor 2018 is dit € 43.000 hoger en structureel € 30.000. Per saldo is voor 2018 € 178.000 nodig; het meerjareneffect is voor 2019 € 164.000 en vanaf 2020 structureel € 94.000.

Versterken strategisch vermogen UtrechtLab
In 2017 hebben GS opdracht gegeven om meer in te zetten op het vergroten van het strategisch vermogen van de organisatie. Daarop zijn 3 interventies voorgesteld: 3x per jaar overleg tussen CMT en GS, gerichte kwaliteitsimpulsen van buiten naar binnen halen en de oprichting van het UtrechtLab.
Doel van het UtrechtLab is door middel van werkbijeenkomsten in het lab het bewerkstelligen in de organisatie van betere verbindingen met externe partners, het bevorderen van organisatieleren, beleidsinnovatie en betere oplossingen voor maatschappelijke opgaven.
Om dit op te pakken is structureel budget nodig. In totaal gaat het om een werkbudget van jaarlijks € 120.000.

Accountantskosten
De basisvergoeding voor de controle op de jaarrekening door de accountant is door de aangescherpte regelgeving omhoog gegaan. Hierdoor is het huidige budget niet meer toereikend en dient vanaf 2018 het structureel verhoogd te worden met € 100.000. Er is een aanbestedingsprocedure gestart voor de controlewerkzaamheden in de komende jaren

Verkiezingen provinciale staten
Ter ondersteuning van de campagnes van de politieke partijen worden er voorafgaand aan het verkiezingsjaar en in het verkiezingsjaar tal van extra activiteiten georganiseerd. Het gaat dan om extra media-aandacht, de sociale media, debatten en de verkiezingsavond als sluitstuk. Voor de communicatiemiddelen en de benodigde capaciteit is extra budget nodig in 2018 en 2019 van € 75.000.  

Dienstverlening GemeenteOplossingen
Het stateninformatiesysteem wordt uitgebreid met een aantal modules. Ook wordt het Provinciespel verder ontwikkeld t.b.v. scholieren, om de kennis van de provincie te vergroten. Met ingang van 2018 zal ook worden deelgenomen aan het project Open Data, samen met  een aantal andere provincies en het IPO.

Loonstijging 2019-2022 GS
Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2018 zijn de werkgeverslasten in 2018 gestegen voor de GS leden. De stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door gestegen pensioenpremie en aanpassing van de sociale lasten. Voorgesteld wordt om  € 33.000 structureel ten laste te brengen van het saldo begroting.

Aanpak ondermijnende criminaliteit en ondersteuning kabinetszaken
Om de aansluiting bij actuele landelijke ontwikkelingen te behouden is het belangrijk dat de aanpak
van georganiseerde ondermijnende criminaliteit, een taak die tot de portefeuille van de cvdK behoort,
structureel wordt vormgegeven zoals dit ook bij andere provincies het geval is. Voorgesteld wordt om de formatie met 1 fte  structureel uit te breiden. Het betreft een strategische adviesfunctie. De medewerker zal zich gaan bezighouden met het beleidsmatig adviseren en ondersteunen van de cvdK op het gebied van de aanpak van georganiseerde ondermijnende criminaliteit. Dit zowel extern (rijkstaak cvdK) als intern (vergoten
weerbaarheid organisatie).
Voorgesteld wordt de Bibob-functie met 0,5 fte uit te breiden. Het Bibobbeleid is tot nu toe met de huidige beperkte formatie noodgedwongen onderbelicht gebleven en het beleid zal moeten worden uitgebreid naar onder meer subsidies en aanbestedingen. Verder is het noodzaak het netwerk met gemeentelijke Bibob-coördinatoren te verstevigen.
Daarnaast wordt voorgesteld de formatie met 0,5 fte uit te breiden met werkzaamheden betrekking hebbende op het landelijke risicokaartbeleid, Openbare Orde en Veiligheid en kabinetswerkzaamheden algemeen. Op deze gebieden zijn het afgelopen half jaar geen werkzaamheden uitgevoerd, vanwege uitbreiding van het takenpakket met de secretarisfunctie van de vergadering van kabinetschefs.
Voorgesteld wordt om voor 2018 € 111.000 en vanaf 2019 € 221.000 (2 fte) beschikbaar te stellen voor deze uitbreidingen ten laste van de algemene middelen.

Kwaliteitsimpuls in publieke ondernemers en bedrijfsvoering; inverdieneffect inhuur
De kwaliteitsimpuls valt uiteen in twee onderdelen. In het collegeprogramma heeft de provincie in het fysieke domein een belangrijke regisserende en verbindende rol. Op een aantal terreinen maken we dat ook waar. Voorbeelden: Hollandse Waterlinie, Omgevingswet, Ruimtelijk economische strategie, Innovatieprogramma Fysieke Leefomgeving, Binnenstedelijke vernieuwing e.d.. Maar er is breder en vaker behoefte aan stevige ‘publiek ondernemers’ die vanuit een integrale gebieds- en krachtenveldanalyse inhoudelijke opgaven analytisch weten samen te brengen, partijen weten te binden en zo kansen in het publieke domein weten te benutten.  We willen deze groep gericht versterken  met 13 fte (8 fte structureel, 5 fte tijdelijk). Deze mensen worden in een centrale flexpool onder gebracht en het eerste jaar in principe gekoppeld aan opgaven in de Agenda van GS.

Daarnaast willen we aantal kwetsbare plekken bedrijfsvoering opvullen met 12 fte, na de laatste reorganisatie is de capaciteit daar te gering geworden. Er is een aantal kritische processen (risicodossiers) binnen bedrijfsvoering  die om versterking vragen. Zo dient de P&O-functie minimaal versterkt te worden met een hoofd P&O die naast zijn P&O concern verantwoordelijkheid, op procesniveau de functionele aansturing richting het middenmanagement verzorgt voor de invulling van de personele zorg en ontwikkeling van medewerkers.
Uit de risicodossiers blijkt dat het versneld invoeren van de strategische personeelsplanning noodzakelijk is. Hiermee willen we de huidige en toekomstige kwaliteit en kwantiteit van personele capaciteit voor zijn taak gesteld is voor het realiseren maatschappelijke opgaven. Bij ICT gaat het o.a. over de verbetering van de sturing en beheersing van het SAP Systeem. De externe accountant heeft bij en vanaf de implementatie van het SAP systeem kritische opmerkingen gemaakt over de beheersing van het SAP systeem. De capaciteit wordt o.a. ingezet om de systeem settings en systeem controls te beheersen. Doel is dat de accountant op termijn kan steunen op kwaliteit van de data uit SAP en de aanvullende maatregelen die de provincie heeft getroffen.
Financiën heeft de komende periode de opgaven om invulling te geven aan het horizontaal toezicht, de provincie heeft in 2012 een convenant gesloten met de Belastingdienst. Provinciale vraagstukken om gebied van mobiliteit (Rijnbrug) en fysieke leefomgeving (gebiedsontwikkeling) hebben vaak een complexe fiscale uitwerking. Om te voorkomen dat we achteraf de vraagstukken uitwerken willen we vooraf met de belastingdienst helderheid hebben over de fiscale werking. Bij de fiscale functie is echt sprake van een inhaalslag. Daarnaast zal er capaciteit worden ingezet voor de Interne Controle en Administratieve organisatie. Ook hiermee wordt invulling gegeven aan eerdere opmerkingen van de accountant.
De provincie is eigenaar van vastgoed, waaronder het provinciehuis. Het provinciehuis wordt voor ongeveer de helft verhuurd aan verschillende partijen. De grootste opbrengst en dus afhankelijk (risico) wordt verkregen uit de verhuur aan ABN AMRO (4 verdiepingen). Op korte termijn zal een strategische visie op het vastgoed door facilitair moeten worden opgesteld inclusief een meerjarig plan m.b.t. de verhuur.
De afgelopen periode is de provincie geconfronteerd met enkele materiële onrechtmatige aanbestedingen. Daarnaast is de omvang en complexiteit van de inkoop en/of subsidies  de afgelopen substantieel toegenomen door met name de Uithoflijn en overige OV projecten. Om invulling te kunnen geven aan de vraag uit het primaire proces is het noodzakelijk dat deze functie kwalitatief en kwantitatief wordt versterkt.
Met deze structurele formatie is het domein bedrijfsvoering in staat om op de kritische processen voldoende ondersteuning aan het primaire proces te kunnen bieden. 

Voor de kwaliteitsimpuls is in 2019 en verder een bedrag van € 2.957.000 benodigd, deze kan gedekt worden uit de algemene middelen. Daarnaast gaan wij kritisch gaan kijken naar onze externe inhuur en de afbouw van inhuur. Daar waar mogelijke worden deze omgezet in tijdelijke contracten als er sprake is van meerjarige activiteiten. Dit levert een financiële besparing op waarbij we uitgaan van een besparing van 1 mln. per jaar.

Uitvoering financieel toezicht
In 2015 zou het financieel toezicht op de gemeenschappelijke regelingen door de provincie Utrecht bij wet worden afgeschaft. Vooruitlopend op deze ontwikkeling is in het O&F plan besloten de formatie m.b.t. financieel toezicht terug te brengen van 5 naar 4,5 fte. Echter, het financieel toezicht op de gemeenschappelijke regelingen is niet afgeschaft. Er zijn momenteel ook geen tekenen die wijzen op alsnog afschaffing van dit financieel toezicht op de gemeenschappelijke regelingen. Naast het feit dat de toezichtstaak op de gemeenschappelijke regelingen nog steeds bij de provincie berust en binnen de afgekalfde formatie moet worden uitgevoerd, spelen nog een aantal andere factoren een rol. Zo zijn de werkzaamheden rond de gemeenschappelijke regelingen alleen maar toegenomen. Daarnaast werken gemeenten meer dan voorheen samen in de GR's, dus meer onder toezicht staande regelingen. De zwaarte van de samenwerking brengt meer dan voorheen risico's en financiële belangen (ook voor de gemeenten) met zich mee. In het bijzonder de nieuwe regelingen waarin gemeenten samenwerken op het terrein van de decentralisaties Sociaal Domein. Tot slot zijn de GR's mede gestoeld op samenvoeging van ambtelijke organisaties weerbarstiger dan gedacht en vragen speciale aandacht (BEL, UW samenwerking, samenwerking Oudewater en Woerden en de komende samenwerking Houten en Wijk bij Duurstede). Om adequaat financieel toezicht te kunnen uitoefenen, mede ter versterking van het horizontaal toezicht vanuit de gemeenten, is het nodig de formatie minimaal op het vorige niveau terug te brengen, namelijk 5 fte. Dit betekent een uitbreiding van 0,5 fte ad € 53.000 structureel. Hierbij geldt dat zodra het financieel toezicht op de gemeenschappelijke regelingen door de provincie Utrecht alsnog bij wet wordt afgeschaft, de formatie wederom terug te brengen naar 4,5 fte.

Regionale samenwerking
Om invulling te geven aan de politiek bestuurlijke ambitie op het gebied van de kwaliteit van het openbaar bestuur in het algemeen en regionale samenwerking in het bijzonder, wordt voorgesteld 2,0 fte aan de huidige formatie toe te voegen. Voorgesteld wordt het benodigde bedrag € 212.000 ten laste van de algemene middelen te brengen.

Nieuwe investeringen

Binnen dit programma vinden geen nieuwe investeringen plaats.